Anleitung Zahlungsdatenabruf

Und so funktioniert der Zahlungsdatenabruf...

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Schritt 0: Voraussetzungen

Um unsere Anwendung nutzen zu können, müssen vier Voraussetzungen gegeben sein:

  • Der Zahlungsdatenabruf ist für den Bestand abonniert (Das kannst du hier machen) Achte bitte darauf, dass du bei der Bestellung die Mandanten- und Beraternummern im folgenden Format eingibst: Beraternummer/Mandantennummer
  • Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist für das Unternehmen Online deines gewünschten Bestandes aktiviert (Das kannst du hier machen)
  • Dein DATEV SmartLogin/mIDentity-Stick ist für den gewünschten Bestand im Unternehmen Online und die Anwendung Kassenbuch Online berechtigt.
    (Wie die Rechte administriert werden erfährst du hier)

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du mit dem nächsten Schritt beginnen.

Schritt 1: Anmeldung

Nun kannst du mit der Anmeldung beginnen. Nutze dafür den Login-Button (oder diesen Link) und wähle dein DATEV Anmeldeverfahren aus.

  • Oben rechts siehst du den eingeloggten Nutzer. Du bekommst ebenfalls eine Info darüber, wann deine Login-Session abläuft. Des Weiteren kannst du dich hierüber auch ausloggen.
  • In der Mitte siehst du, welcher Bestand ausgewählt ist. Zusätzlich siehst du die Mandanten- und Beraternummern. Mit einem Klick auf den Pfeil nach unten kannst du dir weitere lizenzierte Bestände anzeigen lassen.
  • Oben links kannst du zwischen der Freigabeseite und der Abrufseite wechseln.
Screenshot der Anmeldeseite

Schritt 2: Konto hinzufügen

Als Nächstes kannst du ein neues Konto hinzufügen. Klicke dafür auf "Bank hinzufügen" und wähle dein Kreditinstitut aus.

Jetzt kannst du dich mit deinen Zugangsdaten einloggen (das sind das dieselben Zugangsdaten, die du im Online-Portal des jeweiligen Anbieters verwendest). Danach musst du eine TAN bestätigen. Sollte das ausgewählte Kreditinstitut schon ein TAN-Verfahren vorgeben, musst du dieses verwenden, andernfalls kannst du auch aus mehreren auswählen.

Jetzt ist dein Konto verknüpft!

Screenshot des Hinzufügens eines Kontos

Schritt 3: Konto bearbeiten

Wenn du zur Abrufseite gewechselt hast, bekommst du alle verbundenen Konten angezeigt. Du kannst zwischen ihnen wechseln und sie bearbeiten.

Klicke dafür auf das Stift-Symbol in der jeweiligen Karte. Hier kannst du den Namen des Kontos, sowie das Fibu Konto ändern.

Zusätzlich bekommst du in der Karte immer angezeigt, wann die Daten zuletzt abgerufen wurden und ob die Verbindung noch gültig ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird dies mit einem Warn-Symbol angezeigt.

Die Transaktionen werden immer automatisch abgerufen, solange die Verbindung gültig ist.

Screenshot der Kontobearbeitung

Schritt 4: Kassenbuch im Unternehmen Online vorbereiten

Falls du das Kassenbuch noch nicht eingestellt hast, solltest du nun zum DATEV Unternehmen Online wechseln.

Dort kannst du zu "Anwendungen" → "Kassenbuch" navigieren und das Kassenbuch erstellen.

Achte zuerst darauf, dass das aktuelle Wirtschaftsjahr angelegt ist. Falls nicht, kannst du das in den Einstellungen machen.

Jetzt solltest du eine neue Kasse anlegen. Darüber werden die Transaktionen später eingespielt. Achte beim Erstellen der Kasse darauf, dass die Kontonummer mit der auf der Abrufseite übereinstimmt und dass die Kassenminusprüfung deaktiviert ist!

Screenshot der Kassenbuch-Vorbereitung

Schritt 5: Übermittlung der Transaktionen

Zurück auf der Abrufseite kannst du nun den gewünschten Zeitraum zur Übermittlung auswählen.

Noch nicht übermittelte Transaktionen werden mit "neu" gekennzeichnet.

Klicke danach auf "An Kassenbuch senden", um die Übermittlung zu starten.

Screenshot der Transaktionsübermittlung

Schritt 6: Bearbeiten der Daten im Unternehmen Online

Im DATEV Kassenbuch kannst du nun alle übermittelten Transaktionen ansehen.

Bei Bedarf kann der Buchungstext noch angepasst, oder einzelne Buchungen mit Belegen verbunden werden.

Danach müssen die Buchungen festgeschrieben und übermittelt werden. Klicke dazu auf "Festschreiben & Bereitstellen".

Screenshot der Datenbearbeitung in DATEV

Nun werden die Daten an das DATEV (Kanzlei-)Rechnungswesen übergeben und können als Buchungsvorschläge eingespielt werden.

Dafür im Rechnungswesen bei "Bestand" → "Daten holen" → "Mandant ergänzen" einen Haken unter "Kassen-/Rechnungsstapel aus Kassenbuch/Belege Online" setzen.

Jetzt können die Buchungen über "Buchungsvorschläge Bearbeiten" wie gewohnt eingespielt werden.

FAQ

Fragen zur Nutzung des Zahlungsdatenabrufs

Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 erstellt auf Basis der übermittelten Transaktionen automatisch eine Kassenliste als Belegbild. Diese kann in der Regel ignoriert werden. Alternativ können tatsächliche Belege mit dem Umsatz verbunden und die Kassenliste somit ersetzt werden.

Um Belege mit den Umsätzen zu verbinden, sollten zuerst alle Belegbilder in das Unternehmen Online hochgeladen werden (Tipp: nutze für das Hochladen unterwegs dazu auch gerne die App DATEV upload mobil ). Nach der Übertragung der Transaktionen und dem Upload der Belege können diese - wie bei einem normalen Kassenbuch - miteinander verbunden werden (Siehe Schritt 7). Achte darauf, dass die Belegbilder dem richtigen Belegtyp zugeordnet werden (mehr dazu erfährst du in Schritt 6).

Manche Kreditinstitute unterliegen nicht den vollständigen EU Richtlinien der PSD2. Daher weichen die technischen Verbindung bei entsprechenden Fällen von unsereren normalen Lösungen ab.
Das kannst du machen: Speichere deine credentials verschlüsselt beim ersten Login mit einem Haken bei "PIN/Passewort speichern" (siehe Schritt 2). So verlängert sich der Zugriff auf das Konto.

Das liegt wahrscheinlich daran, dass deine Belege im falschen Belegtyp hochgeladen wurden.